Les meilleurs comptes pro pour la gestion des notes de frais : À lire pour bien choisir !

Vous souhaitez savoir quels sont les meilleurs comptes pro pour la gestion notes de frais ? Vous êtes au bon endroit 🙂 !

Cette tâche parfois longue et fastidieuse est grandement facilitée par les solutions intégrées aux comptes pro en ligne, mais lesquels sont les plus complets ?

Comment gérer ses notes de frais avec son compte pro ? Quel compte pro est le plus intéressant pour gagner du temps dans la gestion des notes de frais de ses collaborateurs ? Qu’est-ce qu’une note de frais ? Comment récupérer la TVA des notes de frais ?

Pour répondre à ces questions, nous débutons tout de suite avec un comparatif des meilleurs comptes pro pour gérer ses notes de frais : 👇

1. Qonto 🏆 : le meilleur compte pro pour la gestion notes de frais

Le meilleur compte pro pour la gestion notes de frais est Qonto. À l’aide d’un tableau de bord unique, les entrepreneurs peuvent centraliser la gestion de leur trésorerie et des notes de frais. La numérisation des justificatifs, la récupération automatique de la TVA ou encore le grand nombre de cartes bancaires disponibles (cartes bancaires physiques, carte virtuelle éphémère, comptes multiples) permettent d’alléger la gestion de notes de frais, voire même la supprimer.

Voici ce qu’il faut savoir sur la gestion de notes de frais avec le compte pro Qonto : 👇

Détaillons maintenant les outils pour gérer ses notes de frais avec Qonto :

• 💳Confier une carte bancaire à ses collaborateurs : plusieurs cartes bancaires physiques et virtuelles sont disponibles avec les offres Qonto dédiées aux équipes. Les professionnels peuvent gérer les limites de dépenses à distance et en temps réel
• 📄Numérisation des justificatifs : pour ajouter un justificatif à chaque dépense, il suffit de prendre en photo le reçu et l’intégrer directement à son compte pro
• 💸 Récupérer la TVA plus simplement : la réconciliation manuelle n’est plus nécessaire avec Qonto, car la détection de la TVA est automatique ainsi sa récupération est plus simple et rapide

Pour conclure, voici les avantages et inconvénients de Qonto dans la gestion des notes de frais : 👇

Gérer ses notes de frais avec le compte pro Qonto : en résumé
Avantages	Inconvénients
✔️ Tableau de bord unique ✔️ Ajout rapide des reçus ✔️ Carte bancaire dédiée à ses collaborateurs ✔️ Détection automatique TVA ✔️ Application mobile performante	- Aucun !

2. Shine : un compte pro pour une gestion simplifiée des notes de frais

Le deuxième meilleur compte pro pour la gestion notes de frais est Shine. Avec son offre bancaire, les professionnels profitent de 5 cartes bancaires à confier à leurs collaborateurs afin de limiter les tracas de la gestion notes de frais. Chaque carte bancaire est paramétrable depuis l’espace client et les reçus peuvent être ajoutés avec une simple photo.

Voici un résumé de la gestion notes de frais avec Shine : 👇

Continuons avec les points forts du compte pro Shine pour la gestion notes de frais :

• 💳 Jusqu’à 5 cartes bancaires physiques pour ses employés : Les formules Shine Pro et Shine Business permettent de bénéficier de 2 à 5 cartes bancaires physiques grâce auxquelles les entreprises peuvent offrir plus d’automonie à leurs collaborateurs. Toutes les cartes bancaires physiques sont pilotables à distance par mesure de sécurité
• 📄 Ajouter ses reçus en une photo depuis son mobile : il suffit de prendre en photo le justificatif de la dépense professionnelle pour le lier à la transaction depuis l’espace client en quelques secondes
• 🔢 Intégrer le logiciel comptable à son compte pro : les comptes Shine peuvent être liés au logiciel de son comptable ou les données sont exportées en quelques secondes.
• 📱Des cartes virtuelles en illimité pour ses équipes : avec son offre Shine Pro, les entreprises disposent d’un nombre illimité de cartes virtuelles à confier à leurs collaborateurs pour une dépense précise (abonnement, achat de matériel…) ou un déplacement professionnel. Ces cartes virtuelles sont 100 % paramétrables (durée de validité, plafonds…) depuis l’espace client en ligne et compatibles avec des solutions de paiement mobile (Apple Pay, Google Pay).

En conclusion, voici les avantages et inconvénients de Shine pour gérer ses notes de frais : 👇

Gérer ses notes de frais avec le compte pro Shine : en résumé
Avantages	Inconvénients
✔️ Définir un budget pour chaque carte virtuelle attribuée ✔️ Simplifier la collecte des justificatifs, tout est centralisé ✔️ Jusqu'à 5 cartes physiques pour ses collaborateurs ✔️ Paramétrage avancé des cartes bancaires	Non adapté aux très grandes équipes

🔍 Quel compte pro choisir pour gérer ses notes de frais  ?

Le compte pro à choisir pour gérer ses notes de frais est Qonto Business ou Enterprise en fonction de la taille de l’équipe. Ces deux offres bancaires incluent 5 à 10 cartes bancaires physiques, des packs de dépenses en équipe et enfin la possibilité d’attribuer des cartes flash à une dépense spécifique. En parallèle tous les avantages Qonto sont intégrés : tableau de bord unique, calcul automatique de la TVA, ajout de justificatif rapide…

Voici ce qu’il faut savoir pour faire le bon choix de compte pro pour gérer ses notes de frais : 👇

👉En conclusion, les offres de compte pro pour gérer ses notes de frais à choisir sont Qonto Business et Enterprise, car tous les services et outils sont réunis pour gagner du temps dans cette tâche qui relève parfois d’un casse-tête. Cet établissement mise sur la simplicité et la modernité pour proposer une offre complète et innovante afin de permettre aux entreprises de se concentrer sur le développement de leur activité.

🔍 Comment gérer ses notes de frais avec son compte pro ?

Voici comment gérer ses notes de frais avec son compte pro :

• Souscrire à une offre bancaire adéquate
• Attribuer une carte bancaire à ses collaborateurs
• Définir des limites à la CB
• Ajouter ses reçus en quelques clics

Gérer ses notes de frais avec un compte pro en ligne comme Qonto permet de gagner du temps et de l’énergie, car les professionnels peuvent définir un budget pré-défini à l’aide des comptes multiples associés à une carte bancaire à autorisation systématique. Chaque carte bancaire bénéficie de paramètres avancés et la numérisation des justificatifs s’effectuent par photo en quelques clics.

👉Pour conclure, la gestion de notes de frais avec son compte pro est nettement simplifiée avec des offres bancaires pensées pour les pros. Sur le marché, le compte pro Qonto arrive à se démarquer de la concurrence grâce à la disponibilité de cartes bancaires pour les équipes et un contrôle total des moyens de paiement à distance. Ensuite l’attribution de justificatifs à chaque dépense est simple et rapide. Le calcul automatique de la TVA représente un gain de temps pour la récupérer.

🔍 Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un justificatif de frais professionnels avancés par les collaborateurs et/ou salariés d’une entreprise. Ce document est indispensable pour obtenir un remboursement des frais avancés avec son compte bancaire personnel. Généralement, les entreprises utilisent un processus précis pour justifier que ces dépenses sont dans l’intérêt de l’entreprise et doivent adopter une politique au forfait ou au réel.

Voici quelques exemples de dépenses effectuées dans l’intérêt de l’entreprise :

• Repas (restaurants, invitation clients)
• Déplacement (indemnité kilométrique, transport en commun)
• Achats pour la société (fournitures par exemple)

👉Pour conclure, une note de frais est l’élément indispensable à fournir à l’entreprise pour obtenir un remboursement dans le cadre de l’avance de frais dans l’intérêt de la société. Généralement, il s’agit de frais de repas ou encore de déplacement. Un reçu doit être fourni avec toutes les informations sur la dépense pro dont le montant de la TVA. Généralement, les notes de frais sont remboursés au réel ou sur la base d’un forfait.

🔍 Les justificatifs de notes de frais sont-ils obligatoires ?

Les justificatifs de notes de frais sont obligatoires pour recevoir un remboursement. Chaque dépense effectuée dans le cadre professionnel doit obligatoirement être justifiée sous peine d’être redressée lors d’un contrôle par l’URSAFF que ce soit une dépense effectuée avec un moyen de paiement de l’entreprise ou un remboursement des notes de frais à ses salariés ou collaborateurs.

Voici les informations que doit comporter une note de frais :

• Commerçant / Fournisseur ✔️
• Date et heure de la dépense ✔️
• Descriptif de l’achat ✔️
• Montant (HT et TTC) ✔️
• Montant de la TVA ✔️

Dans certains cas, ces justificatifs peuvent varier notamment dans le cadre du transport ou encore de l’invitation d’un client.

👉 Pour conclure, les justificatifs de notes de frais sont obligatoires afin de procéder au remboursement des frais avancés par le client et plus largement pour justifier la dépense effectuée par l’entreprise. Le justificatif doit comporter les informations essentielles pour prouver que la dépense a été effectuée dans le cadre du travail. Dans le cas où le salarié ne peut pas justifier sa dépense pour X ou Y raisons, l’entreprise peut refuser d’effectuer un remboursement ou accepter une alternative (reçu de carte bancaire, attestation sur l’honneur…).

🔍 Est-il possible de récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Il est possible de récupérer la TVA sur les notes de frais, uniquement sous certaines conditions. Tout d’abord les dépenses effectuées doivent être réalisées dans le cadre du travail et dans l’intérêt de l’entreprise, ensuite une facture au nom de l’entreprise est obligatoire et la TVA doit être exigible chez le commerçant ou le fournisseur émetteur de la facture.

Voici la liste des frais éligible à la récupération de la TVA sur les notes de frais :

• Frais de réception (restaurants, hôtels)
• Achats effectués pour l’entreprise
• Péage

👉 En conclusion, il est donc possible de récupérer la TVA sur les notes de frais uniquement dans certains cas à savoir être en mesure de présenter une facture au nom de l’entreprise, si les frais sont payés dans l’intérêt dans l’entreprise et si ce type de frais est éligible. Cette récupération représente de réelles économies pour la société  alors avoir un compte pro pour la gestion notes de frais permet de gagner du temps dans cette démarche.
Par exemple, chez Qonto, la déduction de la TVA est automatique.

🔍 Quels avantages à gérer ses notes de frais avec son compte pro ?

Voici les avantages à gérer ses notes de frais avec son compte pro :

• Fin de la paperasse ✔️
• Gain de temps ✔️
• Économies ✔️
• Gestion des dépenses en équipe simplifiée ✔️

Voici les avantages détaillés d’un compte pro pour la gestion notes de frais :

• 📄Fin de la paperasse : la numérisation des justificatifs et la disponibilité des cartes bancaires pour les collaborateurs évitent de conserver des piles de factures et reçus pour justifier ses dépenses professionnelles
• 🕑Gain de temps : l’ajout par photo des reçus et factures et la fin des remboursements auprès des collaborateurs représentent un réel gain de temps
• ✔️ Économies : l’absence de souscription à un logiciel de notes de frais et la récupération simplifiée de la TVA représentent de réelles économies sur le long terme
• 💰Gestion des dépenses en équipe simplifiée : les outils procurés avec un compte pro en ligne facilitent les dépenses effectuées pour l’intérêt de l’entreprise (comptes multiples, budget défini, carte bancaire physique et virtuelle, carte flash…)

👉 Pour conclure, les avantages à gérer ses notes de frais avec son compte pro sont nombreux. Les outils novateurs inclus aux nouvelles offres bancaires évitent d’accumuler de la paperasse, la gestion des dépenses est donc simplifiée. Les solutions pour gérer le notes de frais permettent à la fois de gagner du temps, mais également de l’argent.

Le meilleur compte pro pour la gestion notes de frais est Qonto. L’offre bancaire proposée est totalement conçue pour les professionnels, car tous les outils sont disponibles pour gérer ses dépenses, équipes et notes de frais de manière simple et rapide depuis son ordinateur et son smartphone. L’intérêt de ce compte pro est la possibilité d’automatiser et centraliser ces tâches de gestion budgétaire en un seul et même espace en ligne.

📄Les notes de frais sont régulièrement synonymes de casse-tête pour les entrepreneurs, car plusieurs tâches sont nécessaires à leur traitement (récupération des reçus, remboursement…). Pour simplifier ces démarches, les comptes pro en ligne associent à leur offre plusieurs cartes bancaires à confier à ses collaborateurs et employés, la digitalisation des reçus en une seule photo ou encore les rappels automatiques pour récupérer les justificatifs nécessaires.

📱L’avantage des outils pour gérer ses notes de frais avec son compte pro est leur simplicité d’utilisation, car les professionnels profitent d’un seul espace en ligne pour gérer les dépenses effectuées par les équipes. De plus, les cartes bancaires attribuées aux équipes sont contrôlables à distance en quelques clics (comptes multiples, budget défini, plafonds, univers de consommation…).

👉 En conclusion, un compte pour la gestion de notes de frais est la solution idéale pour les professionnels, car ils gagnent en temps et en énergie et font des économies.